ตัวอย่างการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบการประชุมทางไกล Teleconferencing

หน่วยงานใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นส่วนราชการ หรือ บริษัทเอกชนที่มีขนาดใหญ่ ศูนย์กลางมักจะอยู่เมืองหลวง ครั้นถึงเวลาที่จะประชุมก็จะเรียบบรรดาหัวหน้าส่วน หรือ ผู้จัดการสาขาเข้ามาประชุมที่กรุงเทพฯ ค่าใช้จ่ายค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่ายานพาหนะ ที่จะต้องเบิกจ่ายจากส่วนกลางนั้นค่อนข้างมาก ครั้นเมื่อเทคโนโลยีได้ก้าวหน้ามากพอที่จะจัดประชุมทางไกลก็ได้บังเกิดขึ้น ซึ่งการติดต่อสื่อสารประชุมทางไกลผ่านดาวเทียมนี้ อาจจะผ่านสายโทรศัพท์ หรือผ่านสาย Leased Line (เป็นสายโทรศัพท์ประเภทหนึ่งที่ต่อตรงระหว่างต้นทางปลายทาง จ่ายค่าเช่าเป็นรายเดือน) หรือผ่านดาวเทียมก็ได้เริ่มให้บริการเกิดขึ้น ประมาณ 15 ปีที่แล้วในเมืองไทยเราก็เริ่มมีการให้บริการประชุมทางไกลผ่านดาวเทียม Teleconferencing นั่นก็คือการติดต่อสื่อสาร 2 ทาง ระบบประชุมทางไกลผ่านดาวเทียม ซึ่งถ้าเป็นแบบเห็นภาพด้วยก็จะเป็น Video Conferencing อัตราค่าบริการเรียกกันเป็นนาที ประชุมกันวันละ 2-3 ชั่วโมงจะเสียเงินค่าใช้จ่ายนี้ราวครั้งหนึ่งๆจะไม่ต่ำกว่า 4-5 หมื่นบาทต่อการติดต่อเพียง 4-5 จุดเท่านั้น ข้อจำกัดอีกมากมายที่ทำให้ค่าใช้จ่ายนั้นเป็นอุปสรรคต่อผู้ให้ให้บริการ หรือ เป็นอุปสรรคต่อผู้ใช้บริการการประชุมทางไกลลักษณะนี้ เพราะค่าใช้จ่ายที่สูงลิ่วนี้เองเป็นเรื่องใหญ่ แต่ก็เป็นเพียงช่องทางหนึ่งในการประหยัดเวลาของผู้เข้าร่วมประชุม เห็นหน้ากัน ได้ยินเสียงกัน ปลอดภัยการอุบัติเหตุในการเดินทางได้ด้วย

Teleconferencing ก็คือการประชุมทางไกลระบบผ่านโทรศัพท์ ซึ่งมีลักษณะที่ดีเด่น ยกตัวอย่าง เช่นการประชุมระดับผู้จัดการของธนาคารจากห้องประชุมในสำนักงานใหญ่ของธนาคารอาจจะมีคณะกรรมการระดับสูง หรือ ระดับสั่งงานนั่งอยู่ในห้อง และปลายทางซึ่งอาจจะเป็นสาขาของธนาคารที่ติดตั้งโทรศัพท์ระบบ Conference ซึ่งเปิดเสียงให้ทุกคนได้ยินภายในห้องของผู้จัดการสาขานี้ หากเป็นการประชุมระดับผู้จัดการ ก็จะมีเพียงผู้จัดการ หากเป็นการประชุมระดับผู้จัดการและผู้ช่วย หรือกับฝ่ายสินเชื่อก็อาจจะอยู่ในห้องประชุมเล็ก ระบบเล็กก็จะเป็นเพียงไม่กี่จุด แต่ถ้าเป็นระบบใหญ่ก็จะมีมากจุด ค่าใช้จ่ายมากน้อยก็ขึ้นอยู่กับระบบ การประชุมด้วย Teleconferencing นี้ก็จะสามารถประหยัดงบเดินทาง ได้อย่างมาก ได้เนื้องาน ได้ผลงานอย่างคุ้มค่า

บริษัทใหญ่ๆก็อาจจะใช้ระบบการประชุมผ่านตู้โทรศัพท์ PBX ไปยังแผนกต่างๆของบริษัทฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการ ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายวิจัย เพื่อจะทำให้ผลการดำเนินงานของบริษัทเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับโรงงานที่มีหลายแผนก ก็สามารถใช้ระบบการประชุมผ่านตู้โทรศัพท์ PBX ไปยังแผนกต่างๆของบริษัท หรือ โรงงานได้อย่างไม่ยาก หากจะต้องประชุมต่างสถานที่กันก็อาจจะต่อ สายนอกขององค์การโทรศัพท์ไปยังปลายทาง ต่างสถานที่ ซึ่งบริการพิเศษ Teleconferencing นี้ทางองค์การโทรศัพท์ก็มีให้บริการโดยจ่ายค่าบริการเพิ่มจากปรกติเล็กน้อย สอบถามได้จากองค์การโทรศัพท์(ชื่อใหม่ก็คือ บริษัท ทีโอที จำกัด(มหาชน) www.tot.co.th ) หรือ หากต้องการผ่านคอมพิวเตอร์ไปยังระบบอินเตอร์เน็ต หรือ ที่เรียกกันว่าระบบ VoIP (Voice over IP) ก็ใช้ Software ช่วยในการลดการหน่วงเวลา (delay) ซึ่งมักจะเกิดจากการติดต่อผ่านระบบอินเตอร์เน็ตที่ความเร็วแปรเปลี่ยน ที่มักจะเกิดขึ้นกับการแบ่ง Share การใช้ดังเช่นในระบบ ADSL ที่แบ่งการใช้ตั้งแต่ 10 ต่อ 1 หรือ 20 ต่อ 1 ยิ่งใช้กันมากเสียงยิ่งมีปัญหา และ การให้บริการของ VoIP ก็มีค่าใช้จ่ายเล็กน้อยให้กับบริษัท ผู้ให้บริการ เมื่อสมัครใช้บริการแล้วก็จะได้ ชื่อ(User ID) และ รหัส (Password หรือ PIN Code) ซึ่งก็จะเป็นการป้องกันการแอบฟัง และ เป็นส่วนตัวอย่างสมบูรณ์แบบยิ่งไปกว่านั้น หากเป็น Web Conferencing ก็ยังเป็นโอกาสดีสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการเห็นภาพ Video พร้อมกับสื่อสารด้วยเสียง Voice ทั้งนี้ หากบริษัทที่ต้องการใช้ระบบการประชุมทางไกลผ่านทาง Web Conferencing ก็อาจจะต้องจ่ายเงินเพิ่มซื้อ Software จากบริษัทที่ให้บริการ ก็มักจะเป็นบริษัทที่ให้บริการอินเตอร์เน็ต ISP(Internet Service Provider) ก็จะจัดเนื้อที่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ Server เพื่อใช้ในการประชุมทางไกลนี้ ทั้งนี้ทั้งบริษัทแม่ที่จะเป็นศูนย์การประชุม หรือ สั่งงาน และ บริษัทลูก หรือ สาขาของบริษัท ต่างก็จะต้องลงโปรแกรม หรือ Software ตัวเดียวกัน จากแหล่งเดียวกัน เพื่อให้การสื่อสาร 2 ทาง หรือ ทั้งระบบจะประสานสอดรับการใช้เนื้อที่ในเครื่องแม่ข่าย และ ใช้ช่องทางสื่อสาร Bandwidth นั้นอย่างมีประสิทธิภาพคล้องจองกัน

สรุป คือ Teleconferencing ก็จะเป็นการติดต่อสื่อสารกันตั้งแต่ 2 สายขึ้นไป หรืออาจจะเป็นการประชุมหลายเครื่องโทรศัพท์ และ ทุกคนผู้ที่ถือหูโทรศัพท์ต่างก็จะได้ยินเสียงของทุกคนพร้อมๆกัน นั่นก็หมายความว่า ตัวเครื่องโทรศัพท์แต่ละจุด อาจจะเป็นเครื่องโทรศัพท์ธรรมดา หรืออาจจะเป็นแบบ Hand-free เรียกว่ากดปุ่มให้เสียงออกที่ลำโพง ให้คนในห้องได้ยินกันทุกคน และเมื่อใครจะพูดก็แล้วแต่เสียงก็จะเข้าไปในเครื่องโทรศัพท์ผ่านไมโครโฟน สักเกตุให้ดีแล้วก็จะเห็นเป็นรูไมโครโฟนเล็กๆอยู่มุมล่างซ้ายหรือขวาของเครื่องโทรศัพท์ ถ้าเป็นรุ่นที่ทำมาเพื่อ Teleconferencing โดยเฉพาะรูปร่างบางรุ่นก็จะเป็นเครื่องลักษณะ 3 ขามีลำโพงใหญ่ บางรุ่นก็มีลักษณะกลม มีปุ่มกดเลขเหมือนเครื่องโทรศัพท์ทั่วๆไป จุดประสงค์ก็คือวางอยู่บนโต๊ะกลางห้องประชุม เครื่องลักษณะนี้ส่วนมากจะให้ออกเสียงที่ลำโพงอย่างเดียว หากต้องการพูดเรื่องส่วนตัวสำหรับคนเดียวก็จะมีปุ่มสวิทซ์เลือกเปลี่ยนสัญญาณไปยังเครื่องโทรศัพท์แบบยกหู นี่ก็เป็นอีกแบบหนึ่ง (รูปประกอบวันนี้ได้มากจาก www.telecom.globalsources.com ส่วน Web Conferencing นั้นก็จะต้องอาศัย Web Cam เครื่องคอมพิวเตอร์ ไมโครโฟน ลำโพง โดยทั่วไปหากจะมีการประชุมทางไกลลักษณะใดก็ตาม สิ่งแรกก็คือการนัดหมายเวลา ประการที่สองหัวข้อเรื่อง หรือ วาระการประชุม ก่อนประชุมต้องทดสอบ ทดลองจนแน่ใจเพื่อมิให้การประชุมต้องยุติด้วยเหตุผลความไม่พร้อม หากการประชุมสำเร็จลุล่วงไปแล้ว ก็อาจจะเอาเหตุการณ์ หรือ ผลสรุปที่เกิดขึ้นระหว่างประชุม(ซึ่งบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์)มาย้อนทบทวนดูจุดบกพร่องในครั้งนี้ เพื่อพัฒนาปรับปรุงให้ดีขึ้นในครั้งต่อๆไปได้ด้วย หน้ากระดาษหมดพอดี พบกันใหม่ สวัสดีครับ จาก มิสเตอร์ วินโดว์

แหล่งที่มา http://www.atshop.com/webboard/show.php?id=251&board_type=2